業務依頼のチェックリスト

突発仕事の依頼を受けたとき、承諾してから困ることがあります。作るものがあるけど詳細が決まらない、確認は誰に取ればいいのか、急ぎなのかどうか…。

そういう時はチェックリストにしておくのが良いです。先輩や上司も、急いでいたり、気づかなかったりで、なかなか完全な依頼はできません。何度も聞き返すのも気後れすることがあります。

承諾後からでも良いので、何らかの形式にまとめておきましょう。ほとんどはチェックリストの形式でまとめることができます。最初から完全リストはつくれませんので、ある程度つくって、失敗や改善点はあとから加えていきましょう。

チェックリストサンプル

頼む人＝依頼者、作業する人＝担当者としています。最低限「いつまでに」「確認方法(完了条件)」は事前に把握しておきましょう。

作業依頼チェックリスト

記入日：　　年　月　日
依頼者氏名：
依頼内容：
依頼理由・目的：
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

希望期日・納期について：
□ 大至急
□ 本日中
□ 　　分後までに
□ 月日時分までに
□ 後日決定(来週の会議で決まる等：具体的に記載)
□ いつでも(期日なし)

急ぎの要件か確認：
□ 他の仕事を後回しにしてよい＋周囲と調整済み
□ この仕事を優先するように周囲と調整してほしい
□ スケジューリングは担当者に任せる

作業結果の確認方法：
□特に確認しない
□レビュー(依頼者が主催)
□レビュー(担当者が主催)
□その他指定の方法(「〇〇(人)が△△(作業)する」形式)：

作業に当たり、関連する人(全員)に事前連絡は行っていますか
□ 事前調整済み
□ 担当者が調整する必要がある
□ 1人作業(調整不要)

途中で指示内容に変更入る可能性はありますか：
□ ない
□ たぶんないと思う
□ 　　　　　　　　　　　　　　　までは変更の可能性がある(日時、イベントなどで記入)
□ よくわからない、決めていない

メールでの報告、進捗管理、相談は可能か
□ はい
□ いいえ